Hãy thử tưởng tượng kịch bản này: Đang là 2 giờ sáng, nhà máy đang chạy đua để kịp đơn hàng xuất khẩu quan trọng vào ngày mai. Bỗng nhiên, một tiếng "két" chói tai vang lên, và băng chuyền chính đứng khựng lại. Đèn báo lỗi đỏ rực.

Không gian bỗng im lặng đáng sợ, chỉ còn lại tiếng thở dài của quản đốc và sự hoang mang của công nhân.

Mỗi phút trôi qua lúc này không chỉ là thời gian, mà là tiền bạc. Là uy tín với khách hàng, là chi phí nhân công chờ việc, là nguy cơ bị phạt hợp đồng. Lúc này, mọi ánh mắt đều đổ dồn về một hướng: Bộ phận kỹ thuật nhà máy.

Trong hơn 10 năm làm việc và tư vấn cho các doanh nghiệp sản xuất, tôi nhận thấy một nghịch lý: Bộ phận kỹ thuật thường ít được nhắc đến khi mọi thứ suôn sẻ, nhưng lại là nơi đầu tiên bị "gọi tên" khi có sự cố. Thực tế, vai trò của họ lớn hơn rất nhiều so với khái niệm "đội sửa chữa" mà nhiều người vẫn lầm tưởng.

Bài viết này sẽ giúp bạn – những người quản lý, chủ doanh nghiệp – nhìn nhận đúng đắn về vai trò của kỹ thuật nhà máy trong việc duy trì "nhịp thở" ổn định cho hoạt động sản xuất.

1. Không chỉ là sửa chữa: Định nghĩa lại tư duy về "Kỹ thuật nhà máy"

Rất nhiều doanh nghiệp SME (vừa và nhỏ) ở Việt Nam vẫn giữ tư duy: "Máy hỏng thì gọi kỹ thuật ra sửa". Đây là tư duy bảo trì khắc phục (Breakdown Maintenance).

Tuy nhiên, nếu bạn đợi đến khi máy hỏng mới sửa, thì bạn đã thua. Bạn thua về chi phí, thua về tiến độ và thua về tuổi thọ thiết bị.

Một bộ phận kỹ thuật nhà máy chuyên nghiệp không được trả lương chỉ để sửa máy hỏng. Họ được trả lương để đảm bảo máy KHÔNG bị hỏng. Sự chuyển dịch từ tư duy "chữa cháy" sang "phòng cháy" chính là thước đo năng lực của một đội ngũ kỹ thuật hiện đại.

Họ giống như những bác sĩ gia đình. Thay vì đợi bệnh nhân đột quỵ mới cấp cứu, họ theo dõi chỉ số sức khỏe, kê đơn vitamin, và cảnh báo trước những dấu hiệu bất thường để cơ thể luôn khỏe mạnh.

2. Ba trụ cột chính giữ vững sự ổn định sản xuất

Để một nhà máy vận hành trơn tru, bộ phận kỹ thuật phải làm tốt 3 nhiệm vụ cốt lõi sau đây.

2.1. Bảo trì dự phòng (Preventive Maintenance) – "Vắc xin" cho máy móc

Tôi từng làm việc với một nhà máy bao bì. Họ có một máy in offset trị giá hàng triệu đô la. Trước đây, cứ chạy khoảng 3 tháng là máy lại gặp trục trặc, phải dừng 1-2 ngày để thay linh kiện.

Khi đội ngũ kỹ thuật mới vào cuộc, họ thiết lập một lịch trình bảo trì dự phòng chi tiết. Họ không đợi vòng bi mòn vẹt mới thay, họ thay nó dựa trên số giờ hoạt động theo khuyến cáo. Họ tra dầu mỡ định kỳ vào thứ 7 hàng tuần thay vì đợi máy kêu "ken két".

Kết quả? Thời gian chết (downtime) giảm 80% trong năm đầu tiên. Bảo trì dự phòng chính là việc lên kế hoạch chăm sóc máy móc một cách chủ động. Nó giúp doanh nghiệp kiểm soát được lịch trình sản xuất thay vì bị động trước các sự cố bất ngờ.

2.2. Tối ưu hóa quy trình và nâng cao hiệu suất (OEE)

Kỹ thuật nhà máy không chỉ giữ cho máy chạy, mà còn phải làm sao cho máy chạy ngon hơn.

Có một thuật ngữ chuyên ngành là OEE (Hiệu suất thiết bị tổng thể). Đôi khi, chỉ cần kỹ thuật viên điều chỉnh độ trễ của cảm biến giảm đi 0,5 giây, hoặc thay đổi góc nghiêng của máng trượt nguyên liệu, năng suất cả ngày có thể tăng thêm 5-10%.

Đây là giá trị vô hình nhưng cực lớn. Những người thợ kỹ thuật giỏi là những người hiểu "tính nết" của từng con máy. Họ biết cách tinh chỉnh để máy móc hoạt động ở điểm tối ưu nhất, tiết kiệm điện năng nhất và ít phế phẩm nhất.

2.3. Quản lý vật tư và đào tạo vận hành

Bạn đã bao giờ rơi vào cảnh máy hỏng, tìm ra nguyên nhân là do gãy một cái chốt nhỏ, nhưng khi vào kho thì... hết hàng? Phải đặt hàng từ nước ngoài và chờ 2 tuần?

Đó là cơn ác mộng. Một bộ phận kỹ thuật tốt sẽ biết quản lý kho vật tư tiêu hao một cách khoa học. Họ biết cái gì hay hỏng để dự trữ, cái gì đắt tiền nhưng ít hỏng để có phương án dự phòng.

Hơn nữa, họ còn là người thầy của công nhân vận hành. Máy móc hiện đại đến đâu mà người đứng máy không biết sử dụng đúng cách thì cũng nhanh tàn. Kỹ thuật viên cần hướng dẫn công nhân cách vận hành an toàn, cách vệ sinh máy và cách nhận biết các dấu hiệu lạ.

3. Câu chuyện thực tế: Cái giá của sự "tiếc tiền"

Cách đây 3 năm, tôi có dịp ghé thăm một xưởng gia công cơ khí tại Bình Dương. Anh giám đốc ở đây rất tiết kiệm, anh thường gạt đi các đề xuất mua vật tư dự phòng của trưởng phòng kỹ thuật vì cho rằng "chưa cần thiết, máy đang chạy tốt mà".

Một ngày đẹp trời, hệ thống thủy lực của máy dập chính bị vỡ seal (phớt). Đây là một chi tiết rất nhỏ, giá trị không cao. Nhưng vì không có sẵn hàng dự trữ và loại seal này khá đặc chủng, cả dây chuyền phải ngừng hoạt động suốt 4 ngày để đợi hàng về từ hãng.

• Chi phí mua cái seal: 500.000 VNĐ.

• Thiệt hại do ngừng sản xuất: Phạt chậm đơn hàng 200 triệu đồng, cộng thêm lương công nhân ngồi chơi xơi nước và tiền điện duy trì xưởng.

Lúc đó, anh giám đốc mới thấm thía: Chi phí cho bộ phận kỹ thuật nhà máy không phải là chi phí mất đi, đó là khoản phí bảo hiểm cho sự an toàn của dòng tiền.

4. Làm thế nào để xây dựng bộ phận kỹ thuật hiệu quả?

Nếu bạn là chủ doanh nghiệp hoặc quản lý nhà máy, đừng để bộ phận kỹ thuật hoạt động như những "bóng ma" trong xưởng. Hãy trao quyền và công cụ cho họ.

Chuyển đổi số trong quản lý kỹ thuật

Đừng quản lý bảo trì bằng sổ tay hay những file Excel rời rạc nữa. Hãy áp dụng các phần mềm quản lý bảo trì (CMMS) hoặc đơn giản là số hóa quy trình báo cáo. Lịch sử sửa chữa của từng máy cần được lưu lại. Khi một kỹ thuật viên nghỉ việc, người mới vào có thể nhìn vào hồ sơ máy và biết ngay "bệnh sử" của nó để xử lý tiếp.

Tôn trọng tiếng nói của người làm kỹ thuật

Người làm kỹ thuật thường khô khan, ít nói, nhưng những cảnh báo của họ thường rất chính xác. Khi họ nói "cái motor này nóng bất thường", hãy lắng nghe và cho họ thời gian kiểm tra, đừng ép chạy cố để kịp lô hàng. Chạy cố 1 giờ có thể phải trả giá bằng việc dừng máy 1 tuần.

Đào tạo liên tục

Công nghệ sản xuất thay đổi từng ngày. Robot, tự động hóa, IoT đang len lỏi vào từng ngóc ngách nhà máy. Hãy đầu tư cho anh em kỹ thuật đi học, cập nhật kiến thức mới. Một người thợ giỏi công nghệ sẽ giúp nhà máy của bạn không bị tụt hậu.

5. Lời kết: Sự ổn định là chìa khóa của lợi nhuận

Quay trở lại câu chuyện ở đầu bài viết. Nếu nhà máy đó có một quy trình kỹ thuật nhà máy bài bản, tiếng "két" chói tai kia có lẽ đã không xảy ra. Thay vào đó, có thể là một cảnh báo nhẹ nhàng từ tuần trước: "Vòng bi băng chuyền số 3 có dấu hiệu rung động lạ, đề xuất thay thế vào ca bảo trì chủ nhật". Và thế là, 2 giờ sáng, máy vẫn chạy êm ru, hàng vẫn ra đều đặn.

Vai trò của bộ phận kỹ thuật nhà máy chính là sự thầm lặng đó. Khi họ làm tốt nhất công việc của mình, bạn sẽ thấy... không có gì xảy ra cả. Máy không hỏng, hàng không lỗi, tiến độ không chậm. Đó chính là sự bình yên đắt giá nhất trong sản xuất.

Đừng đợi đến khi máy dừng mới nhớ đến kỹ thuật. Hãy đầu tư cho hệ thống kỹ thuật ngay hôm nay để xây dựng một nền tảng sản xuất bền vững.

Nếu bạn đang cảm thấy việc quản lý kỹ thuật tại nhà máy của mình còn lỏng lẻo, hay máy móc hỏng hóc vặt quá nhiều, hãy bắt đầu bằng việc rà soát lại quy trình bảo trì và lắng nghe những người thợ của mình nhiều hơn. Sự ổn định của nhà máy nằm ngay trong tay bạn.