Lập kế hoạch bảo trì năm: Hướng dẫn chi tiết cho cả năm sản xuất hiệu quả và ổn định

Mở đầu: Đầu năm lên kế hoạch rất kỹ, cuối năm vẫn… chạy theo sự cố

Không ít trưởng bộ phận bảo trì từng rơi vào tình huống này: đầu năm họp rất bài bản, lập danh sách thiết bị, chia lịch bảo trì theo tháng, theo quý. Nhưng chỉ sau vài tháng vận hành, kế hoạch bắt đầu “vỡ trận”. Máy hỏng đột xuất, sản xuất yêu cầu ưu tiên, bảo trì định kỳ bị dời lại, rồi dồn chồng vào cuối năm trong trạng thái bị động.

Nếu bạn thấy hình ảnh đó quen thuộc, thì vấn đề không nằm ở việc có hay không có kế hoạch, mà nằm ở cách lập kế hoạch bảo trì năm chưa thực sự bám sát thực tế sản xuất.

Bài viết này sẽ chia sẻ một cách tiếp cận thực tế, dễ áp dụng, giúp bạn xây dựng kế hoạch bảo trì thiết bị cho cả năm sản xuất – không phải để “cho có”, mà để dùng được, theo được và điều chỉnh được.

Vì sao nhiều kế hoạch bảo trì năm thất bại ngay từ giữa chừng?

Trước khi nói cách làm đúng, cần nhìn thẳng vào những nguyên nhân phổ biến khiến kế hoạch bảo trì năm không đi được đến cuối.

Kế hoạch lập theo lịch, không theo rủi ro

Nhiều nhà máy vẫn lập kế hoạch bảo trì dựa hoàn toàn vào:

• Thời gian (3 tháng/lần, 6 tháng/lần)

• Khuyến cáo chung của nhà cung cấp

Trong khi mức độ quan trọng của từng thiết bị lại khác nhau. Một thiết bị dừng là cả dây chuyền đứng, nhưng được đối xử như một máy phụ trợ.

Kế hoạch không gắn với sản xuất

Bảo trì lên lịch đẹp trên giấy, nhưng:

• Trùng cao điểm sản xuất

• Không có cửa sổ dừng máy phù hợp

• Bị hoãn nhiều lần

Dần dần, kế hoạch mất ý nghĩa.

Kế hoạch thiếu nguồn lực thực tế

• Nhân sự không đủ

• Phụ tùng không sẵn

• Ngân sách không được phê duyệt trọn năm

Khi có sự cố, mọi thứ bị đảo lộn.

PAS Framework: Vấn đề – Áp lực – Giải pháp

Problem:
Kế hoạch bảo trì năm được lập nhưng không theo được.

Agitate:

• Bảo trì bị động

• Downtime tăng

• Chi phí sửa chữa cao

• Đội kỹ thuật luôn trong trạng thái “chữa cháy”

Solution:
Lập kế hoạch bảo trì năm theo cách linh hoạt – có ưu tiên – bám sát vận hành thực tế.

Hiểu đúng mục tiêu của việc lập kế hoạch bảo trì năm

Một kế hoạch tốt không phải để dự đoán chính xác mọi sự cố, mà để:

• Chủ động phân bổ nguồn lực

• Giảm rủi ro dừng máy ngoài kế hoạch

• Kiểm soát chi phí bảo trì

• Tạo nhịp làm việc ổn định cho đội kỹ thuật

Nói cách khác, kế hoạch bảo trì năm là bản đồ định hướng, không phải chiếc còng tay.

Bước 1: Phân loại thiết bị – Nền tảng của mọi kế hoạch bảo trì năm

Đây là bước nhiều nơi làm qua loa, nhưng lại quyết định 80% hiệu quả.

Phân loại theo mức độ ảnh hưởng sản xuất

Bạn có thể chia thiết bị thành:

• Nhóm A: Dừng là dừng cả dây chuyền

• Nhóm B: Dừng ảnh hưởng một phần

• Nhóm C: Dừng không ảnh hưởng lớn

Phân loại theo mức độ rủi ro hư hỏng

Dựa trên:

• Tuổi thiết bị

• Lịch sử sự cố

• Điều kiện vận hành (bụi, nhiệt, tải…)

Feature: Phân loại thiết bị rõ ràng
Advantage: Biết nên ưu tiên máy nào
Benefit: Kế hoạch bảo trì năm không bị dàn trải và thiếu trọng tâm

Bước 2: Chọn chiến lược bảo trì phù hợp cho từng nhóm thiết bị

Không phải thiết bị nào cũng cần cùng một cách bảo trì.

Với thiết bị quan trọng, rủi ro cao

• Bảo trì theo tình trạng

• Kiểm tra định kỳ kết hợp theo dõi rung, nhiệt, điện

Với thiết bị ổn định, ít ảnh hưởng

• Bảo trì định kỳ theo lịch

• Kiểm tra cơ bản, vệ sinh, siết chặt

Với thiết bị phụ trợ

• Bảo trì khi cần

• Không nên đưa quá nhiều vào kế hoạch năm chi tiết

FAB Framework áp dụng:

• Feature: Chiến lược bảo trì linh hoạt

• Advantage: Phù hợp thực tế từng thiết bị

• Benefit: Kế hoạch bảo trì năm dễ thực hiện và ít bị phá vỡ

Bước 3: Xây dựng lịch bảo trì năm gắn với kế hoạch sản xuất

Một kế hoạch bảo trì năm tốt không thể tách rời sản xuất.

Cách làm thực tế

• Làm việc với bộ phận sản xuất ngay từ đầu năm

• Xác định:

  • Tháng cao điểm

  • Tháng thấp điểm

  • Các đợt dừng máy lớn đã có kế hoạch

Nguyên tắc quan trọng

• Đưa bảo trì lớn vào thời điểm sản xuất thấp

• Chừa “vùng đệm” cho sự cố bất ngờ

• Không lên lịch kín 100%

Câu chuyện thực tế: Khi kế hoạch bảo trì năm “có chỗ thở”

Một nhà máy thực phẩm từng lập kế hoạch bảo trì rất chi tiết, nhưng luôn trễ. Sau khi điều chỉnh:

• Giảm 20% khối lượng bảo trì định kỳ cứng

• Chuyển sang bảo trì theo tình trạng cho thiết bị quan trọng

• Dành trước 15% thời gian cho xử lý phát sinh

Kết quả:

• Kế hoạch không còn bị vỡ

• Đội bảo trì chủ động hơn

• Sản xuất ít phàn nàn hơn

Bước 4: Lập kế hoạch nhân sự và phụ tùng đi kèm

Kế hoạch bảo trì năm sẽ thất bại nếu chỉ là… danh sách công việc.

Với nhân sự

• Xác định công việc cần kỹ năng cao

• Lên lịch đào tạo hoặc thuê ngoài trước

• Tránh dồn việc nặng vào cùng thời điểm

Với phụ tùng

• Xác định phụ tùng critical

• Gắn kế hoạch bảo trì với kế hoạch mua sắm

• Tránh “đến lúc bảo trì mới đi hỏi kho”

Bước 5: Theo dõi, đánh giá và điều chỉnh kế hoạch trong năm

Một sai lầm lớn là xem kế hoạch bảo trì năm như “cố định”.

Cách tiếp cận đúng

• Mỗi quý đánh giá lại:

  • Thiết bị nào phát sinh nhiều sự cố

  • Công việc nào không còn phù hợp

• Điều chỉnh kế hoạch cho các quý sau

Lưu ý từ kinh nghiệm:
Kế hoạch bảo trì tốt là kế hoạch dám thay đổi, không phải kế hoạch không bao giờ sửa.

AIDA: Vì sao bạn nên đầu tư nghiêm túc vào kế hoạch bảo trì năm?

Attention

Downtime và chi phí bảo trì không tự nhiên giảm.

Interest

Phần lớn sự cố đến từ việc thiếu chuẩn bị dài hạn.

Desire

Một năm sản xuất ổn định, ít “cháy việc”, ít áp lực.

Action

Bắt đầu lại cách lập kế hoạch bảo trì năm – thực tế hơn, linh hoạt hơn.

Những sai lầm cần tránh khi lập kế hoạch bảo trì năm

• Lập cho đủ hồ sơ, không dùng để vận hành

• Sao chép kế hoạch năm trước mà không phân tích lại

• Nhồi quá nhiều công việc vào lịch

• Không có người chịu trách nhiệm theo dõi

Kết luận: Lập kế hoạch bảo trì năm là để làm chủ, không phải để đối phó

Lập kế hoạch bảo trì năm không phải là công việc hành chính, mà là một hoạt động chiến lược. Một kế hoạch tốt giúp:

• Giảm sự cố bất ngờ

• Phân bổ nguồn lực hợp lý

• Tạo sự chủ động cho cả bảo trì lẫn sản xuất

Nếu bạn đang chuẩn bị cho một năm sản xuất mới, hãy dành thời gian nhìn lại cách mình lập kế hoạch bảo trì. Chỉ cần thay đổi cách tiếp cận, bạn sẽ thấy sự khác biệt rõ rệt trong suốt 12 tháng vận hành phía trước.

Và nếu bạn muốn đi sâu hơn vào từng bước – từ phân loại thiết bị, lựa chọn chiến lược bảo trì đến theo dõi hiệu quả – đó là lúc nên tìm hiểu thêm các phương pháp và kinh nghiệm thực tế đã được chứng minh trong môi trường nhà máy.