Hãy tưởng tượng bối cảnh này: Đang là 3 giờ chiều thứ Sáu, xưởng sản xuất đang chạy hết công suất để kịp đơn hàng xuất khẩu vào sáng mai. Bỗng nhiên, một tiếng "két" chói tai vang lên từ máy đóng gói chủ lực, sau đó là sự im lặng đáng sợ. Băng chuyền dừng lại. Công nhân nhốn nháo.

Bạn – chủ doanh nghiệp hoặc quản lý nhà máy – đứng đó với viễn cảnh hiện ra ngay trước mắt: chậm tiến độ, đền bù hợp đồng, chi phí sửa chữa khẩn cấp và hàng tá nhân sự phải tăng ca chờ máy chạy lại.

Nếu kịch bản này nghe quen thuộc, thì tin buồn là bạn không cô đơn. Nhưng tin vui là: phần lớn những sự cố "bất ngờ" này thực ra hoàn toàn có thể báo trước. Trong hơn 10 năm làm việc và tư vấn kỹ thuật cho các nhà máy, tôi nhận thấy rằng bảo trì máy móc công nghiệp không hiệu quả thường không xuất phát từ việc thiếu kỹ thuật cao siêu, mà đến từ những tư duy sai lầm rất cơ bản.

Bài viết này sẽ vạch trần 5 sai lầm phổ biến nhất khiến "tiền không cánh mà bay" và cách để bạn biến hoạt động bảo trì từ "gánh nặng chi phí" thành "lợi thế cạnh tranh".

1. Tư duy "Hỏng đâu sửa đấy" (Run-to-Failure)

Đây là sai lầm kinh điển và cũng là sai lầm tốn kém nhất. Nhiều doanh nghiệp nhỏ và vừa (SME) thường có tâm lý: "Máy đang chạy tốt, tháo ra bảo dưỡng làm gì cho tốn thời gian?". Họ đợi đến khi máy dừng hoạt động hẳn mới gọi kỹ thuật.

Bài học thực tế từ một xưởng cơ khí

Tôi từng tư vấn cho một xưởng gia công CNC tại Bình Dương. Giám đốc xưởng rất tự hào vì họ tiết kiệm được chi phí nhân sự bảo trì cố định, chỉ thuê ngoài khi máy hỏng. Cho đến một ngày, trục chính (spindle) của máy phay CNC hỏng nặng do vòng bi bị vỡ vụn bên trong vì thiếu dầu bôi trơn lâu ngày.

• Chi phí thay vòng bi định kỳ: Khoảng 5 triệu đồng và mất 2 giờ dừng máy.

• Chi phí thực tế họ phải trả: Thay cả cụm trục chính hơn 80 triệu đồng, cộng với 5 ngày chờ nhập linh kiện từ nước ngoài. Tổng thiệt hại do dừng sản xuất lên tới hơn 200 triệu.

Vấn đề ở đây là: Khi bạn áp dụng chiến lược "hỏng mới sửa", bạn đang đặt mình vào thế bị động. Các hư hỏng không bao giờ xảy ra vào lúc bạn rảnh rỗi, chúng luôn chọn lúc bạn bận rộn nhất.

2. Coi nhẹ vai trò của người vận hành trong quy trình bảo trì

Rất nhiều nơi phân định rạch ròi: "Công nhân chỉ việc bấm nút chạy máy, còn hỏng hóc là việc của đội bảo trì". Đây là một lỗ hổng cực lớn trong quản lý.

Hãy nhớ rằng, người vận hành là người hiểu "tính nết" của cái máy nhất. Họ là người đầu tiên nghe thấy tiếng ồn lạ, ngửi thấy mùi khét hay cảm nhận độ rung bất thường.

Bảo trì tự quản (Autonomous Maintenance) là một khái niệm quan trọng. Nếu doanh nghiệp không đào tạo nhân viên vận hành những kỹ năng cơ bản như:

• Vệ sinh máy đúng cách (Vệ sinh chính là kiểm tra).

• Bôi trơn các điểm quy định hàng ngày.

• Siết chặt các bu lông lỏng lẻo.

Thì dù đội kỹ thuật của bạn có giỏi đến đâu cũng không xuể. Một ví dụ đơn giản: Chỉ cần nhân viên vận hành không vệ sinh dăm bào sạch sẽ sau mỗi ca, dăm kim loại có thể kẹt vào ray trượt, làm xước băng máy và giảm độ chính xác vĩnh viễn chỉ sau vài tháng.

3. "Tham bát bỏ mâm" khi lựa chọn vật tư thay thế

Trong bảo trì máy móc công nghiệp, việc cắt giảm chi phí vật tư tiêu hao là một cái bẫy ngọt ngào.

Bạn có thể nghĩ: "Dầu nhớt hãng A giá 100k, hãng B giá 50k, nhìn cũng như nhau, thôi chọn loại rẻ cho tiết kiệm". Hoặc "Vòng bi này mua chợ trời cũng được, cần gì hàng chính hãng".

Để tôi phân tích theo mô hình FAB (Feature - Advantage - Benefit) để bạn thấy rõ sự khác biệt:

• Feature (Tính năng): Một loại mỡ bôi trơn chịu nhiệt cao cấp có khả năng duy trì độ nhớt ở nhiệt độ 200°C.

• Advantage (Ưu điểm): Nó giúp vòng bi hoạt động trơn tru ngay cả khi máy chạy liên tục 24/7 mà không bị khô, cháy.

• Benefit (Lợi ích): Bạn kéo dài tuổi thọ vòng bi gấp 3 lần, giảm tần suất dừng máy để thay thế. Số tiền tiết kiệm được từ việc không phải dừng máy lớn gấp hàng trăm lần chênh lệch giá tiền mua hộp mỡ.

Việc sử dụng linh kiện kém chất lượng giống như việc bạn lắp một trái tim yếu ớt vào một vận động viên điền kinh. Nó sẽ kéo sập cả hệ thống dây chuyền hiện đại của bạn.

4. Bỏ qua việc ghi chép nhật ký máy (Logbook)

Nếu vào một nhà máy và thấy cuốn sổ nhật ký máy móc trắng trơn hoặc ghi chép qua loa kiểu "Ngày 10/1: Máy chạy tốt", tôi biết ngay nhà máy đó sẽ gặp rắc rối trong tương lai.

Việc bảo trì không có dữ liệu lịch sử giống như bác sĩ khám bệnh mà không có hồ sơ bệnh án. Khi sự cố xảy ra, kỹ thuật viên sẽ mất hàng giờ đồng hồ để mò mẫm nguyên nhân, thay vì chỉ cần 5 phút xem lại lịch sử để biết linh kiện nào đã đến hạn thay thế.

Dữ liệu là vàng. Một hệ thống ghi chép tốt sẽ cho bạn biết:

• Tần suất hỏng hóc của từng bộ phận.

• Tuổi thọ thực tế của linh kiện so với khuyến cáo của nhà sản xuất.

• Dự đoán được thời điểm cần order phụ tùng trước khi nó hỏng.

5. Không có kế hoạch bảo trì phòng ngừa (Preventive Maintenance - PM) cụ thể

Nhiều doanh nghiệp nói rằng họ có bảo trì, nhưng thực chất chỉ là "bơm mỡ khi rảnh". Một kế hoạch bảo trì máy móc công nghiệp chuẩn không dựa trên cảm hứng, nó dựa trên giờ chạy máy hoặc thời gian thực.

Sai lầm thường gặp:

• Lịch bảo trì không đồng bộ với lịch sản xuất, dẫn đến xung đột (Bộ phận sản xuất không chịu nhả máy cho bộ phận kỹ thuật).

• Danh mục kiểm tra (Checklist) quá chung chung. Ví dụ: "Kiểm tra động cơ" là một yêu cầu tồi. Yêu cầu đúng phải là: "Kiểm tra nhiệt độ động cơ, đo dòng điện 3 pha, kiểm tra độ rung vòng bi".

Nếu không chi tiết hóa, nhân viên kỹ thuật sẽ làm theo kiểu "cưỡi ngựa xem hoa", tích vào checklist cho có lệ và bỏ qua những dấu hiệu hư hỏng tiềm ẩn.

Làm thế nào để "vá" những lỗ hổng này?

Sau khi nhận diện được vấn đề, câu hỏi đặt ra là doanh nghiệp cần làm gì để tối ưu hóa? Giải pháp không nhất thiết là phải đầu tư phần mềm triệu đô hay thuê chuyên gia nước ngoài ngay lập tức. Hãy bắt đầu từ những bước nhỏ nhưng chắc chắn.

Bước 1: Thay đổi tư duy (Awareness)

Lãnh đạo phải coi chi phí bảo trì là một khoản đầu tư bảo vệ tài sản, không phải là chi phí mất đi. Một đồng bỏ ra cho bảo trì phòng ngừa sẽ tiết kiệm được 10 đồng cho sửa chữa khắc phục.

Bước 2: Chuẩn hóa quy trình (Interest & Desire)

Hãy xây dựng quy trình bảo trì dựa trên khuyến cáo của nhà sản xuất (OEM) nhưng điều chỉnh cho phù hợp với điều kiện thực tế của nhà máy (nhiệt độ, bụi bẩn, cường độ làm việc).

• Xây dựng Checklist chi tiết cho từng máy.

• Đào tạo nhân viên vận hành (Operator) bài bản về bảo trì tự quản.

Bước 3: Hành động ngay (Action)

Đừng chờ đợi. Hãy bắt đầu rà soát lại toàn bộ máy móc trong xưởng ngay tuần này. Lập một bảng theo dõi đơn giản trên Excel nếu bạn chưa có phần mềm.

Nếu bạn cảm thấy đội ngũ nội bộ đang quá tải hoặc thiếu chuyên môn sâu về các dòng máy đặc thù, việc tìm kiếm một đối tác cung cấp dịch vụ kỹ thuật bên ngoài uy tín cũng là một phương án tối ưu. Các đơn vị chuyên nghiệp sẽ có máy móc đo đạc chuyên dụng (như máy đo rung chấn, camera nhiệt) để phát hiện lỗi mà mắt thường không thấy được.

Lời kết

Bảo trì máy móc công nghiệp giống như việc chăm sóc sức khỏe con người. Đừng đợi đến khi "đột quỵ" mới đi cấp cứu. Những doanh nghiệp dẫn đầu thị trường là những doanh nghiệp biết cách giữ cho "trái tim" nhà máy của họ – hệ thống máy móc – luôn đập nhịp nhàng, bền bỉ.

Việc loại bỏ 5 sai lầm kể trên không chỉ giúp doanh nghiệp của bạn tiết kiệm hàng trăm triệu đồng chi phí sửa chữa mỗi năm mà còn đảm bảo uy tín giao hàng với đối tác.

Bạn đang gặp khó khăn trong việc lên kế hoạch bảo trì hay đang đau đầu vì một thiết bị hỏng hóc liên tục không rõ nguyên nhân? Đừng ngần ngại xem xét lại quy trình hiện tại, hoặc tham khảo thêm ý kiến từ các chuyên gia trong ngành để có giải pháp bền vững hơn.